สต๊อกไม่ตรงเริ่มตั้งแต่วันรับของเข้าคลัง: เบื้องหลังการตรวจรับและ QC ที่ทำให้ตัวเลขแม่น

ทำไมสต๊อกไม่ตรงถึงเริ่มตั้งแต่วันรับของเข้าคลัง

สต๊อกไม่ตรง คืออาการที่ตัวเลขในระบบไม่เท่ากับของที่อยู่บนชั้นจริง และจุดที่ความผิดพลาดเกิดง่ายที่สุดคือขั้นรับเข้า เพราะเป็นครั้งแรกที่ของจริงถูกแปลงเป็นตัวเลขในระบบ ถ้าวันนั้นนับผิด 10 ชิ้น ตัวเลขผิดก็จะติดไปทุกช่องทางขายจนกว่าจะมีคนนับเจอ

คนทำคลังสินค้าจึงมักพูดกันว่า ความแม่นยำของสต๊อกเริ่มตั้งแต่หน้าประตูรับของ ไม่ใช่ตอนนับสิ้นเดือน

ผลที่ร้านออนไลน์เห็นชัดที่สุด:

บทความนี้พูดเฉพาะ ขาเข้า (Inbound) ถ้าต้องการภาพรวมว่าการบริหารสต๊อกทั้งระบบคืออะไร อ่านต่อได้ที่ Inventory Management คืออะไร

ขั้นตอนตรวจรับสินค้าเข้าคลังที่ถูกต้อง (6 ขั้นตอน)

การตรวจรับสินค้าเข้าคลังที่ดีต้องมีเอกสารแจ้งล่วงหน้า นับเทียบเอกสาร ตรวจสภาพ ติดบาร์โค้ด บันทึกเข้าระบบ และสแกนตอนวางขึ้นชั้น หากข้ามขั้นไหน ตัวเลขก็เริ่มเพี้ยนตรงนั้น

จุดที่ร้านทำเองได้ทันที: ส่ง ASN ให้ตรงกับของที่แพ็คจริง แยกกล่องตาม SKU ไม่รวมหลาย SKU ในกล่องเดียว และเขียนจำนวนชิ้นกับ SKU ไว้ข้างกล่อง 3 อย่างนี้ช่วยให้ขั้น 2–3 เร็วและแม่นขึ้นมาก

6 จุดที่สต๊อกหายระหว่างรับเข้าจนถึงวางขึ้นชั้น

ช่วงที่ของ “หาย” บ่อยที่สุดคือรอยต่อระหว่างของมาถึงคลังกับของพร้อมขายในระบบ เพราะของอยู่ในสถานะกึ่งกลาง เมื่อมาถึงแล้วแต่ยังไม่ได้ตรวจ ตรวจแล้วแต่ยังไม่ได้ขึ้นชั้น

จุดที่ 6 ทำให้หลายร้านคิดว่าคลังนับผิด ทั้งที่จริงคือระบบหน้าร้านกับระบบคลังซิงก์ไม่ทัน ดูความต่างของสองระบบได้ที่ OMS กับ WMS ต่างกันอย่างไร

Stock Accuracy คืออะไร คำนวณยังไง (พร้อมตัวอย่าง)

Stock accuracy (ความแม่นยำของสต๊อก) คือเปอร์เซ็นต์ที่บอกว่าตัวเลขในระบบตรงกับของที่นับได้จริงแค่ไหน วัดได้จากการนับจริงแล้วเทียบกับยอดในระบบ เป็นตัวเลขเดียวที่บอกได้ว่าปัญหาสต๊อกไม่ตรงของร้าน “ดีขึ้นหรือแย่ลง”

สูตรที่ใช้กันมี 3 แบบ แต่ละแบบเล่าคนละเรื่อง:

ตัวอย่าง (ตัวเลขสมมติ): ร้านสกินแคร์นับสต๊อก 5 SKU

• แบบที่ 1: 998 ÷ 1,000 × 100 = 99.8% ดูเกือบสมบูรณ์
• แบบที่ 2: ผลต่างรวมแบบไม่คิดเครื่องหมาย = 10 + 8 = 18 → [1 − (18 ÷ 1,000)] × 100 = 98.2%
• แบบที่ 3: ตรง 3 จาก 5 SKU → 60%

ข้อมูลชุดเดียวกัน ได้ 3 ตัวเลขที่ต่างกันมาก แบบที่ 1 ซ่อนปัญหาไว้ เพราะของเกิน 8 ชิ้นไปหักลบกับของขาด 10 ชิ้น และ SKU ที่ขาดกับเกินพร้อมกันแบบนี้ มักเป็นสัญญาณว่า มีของถูกรับเข้าหรือหยิบผิด SKU ซึ่งควรย้อนไปดูตั้งแต่ใบรับเข้าของล็อตนั้น

แนะนำ: ติดตามแบบที่ 2 เป็นตัวเลขหลัก และดูแบบที่ 3 คู่กันเพื่อหาว่า SKU ไหนต้องแก้ ไม่ว่าเลือกแบบไหน ให้ใช้สูตรเดิมทุกเดือน ไม่อย่างนั้นจะเทียบแนวโน้มไม่ได้

Stock accuracy เท่าไหร่ถึงเรียกว่าดี

ยังไม่มีมาตรฐานกลางของไทย แต่แหล่งอ้างอิงด้านคลังสินค้าในต่างประเทศแบ่งระดับไว้ประมาณนี้:

ตัวเลขเหล่านี้เป็น benchmark จากต่างประเทศ และแต่ละแหล่งใช้สูตรต่างกัน ใช้เป็นแนวทางตั้งเป้าได้ แต่สิ่งที่สำคัญกว่าคือ ตัวเลขของร้านคุณดีขึ้นทุกเดือนหรือเปล่า

Cycle Count: นับบ่อยแค่ไหนให้ตัวเลขนิ่ง

Cycle count คือการนับสต๊อกทีละส่วนวนไปเรื่อย ๆ แทนการปิดคลังนับทั้งหมดปีละครั้ง ช่วยให้เจอความผิดพลาดเร็ว และได้ตัวเลข stock accuracy มาใช้ทุกเดือน (ประเภทการนับแบบอื่น ๆ อ่านได้ที่บทความ การนับสต๊อก)

วิธีที่นิยมคือแบ่งสินค้าตามหลัก ABC แล้วนับกลุ่มสำคัญบ่อยกว่า ตัวอย่างความถี่เริ่มต้นที่ KORONA POS แนะนำ:

เทคนิคที่ทำให้ cycle count ใช้แก้ปัญหาขาเข้าได้จริง:

1. นับ SKU ที่เพิ่งรับเข้าภายใน 1–2 วันหลังขึ้นชั้น ถ้าผิด จะรู้ทันทีว่าผิดจากล็อตรับเข้า ไม่ใช่จากการขาย
2. บันทึกสาเหตุทุกครั้งที่นับไม่ตรง เช่น รับผิด SKU / นับกล่องไม่นับชิ้น / หยิบผิด / ของเสีย แล้วดูทุกเดือนว่าสาเหตุไหนมากที่สุด
3. นับซ้ำก่อนปรับยอด ถ้านับไม่ตรงให้คนที่สองนับอีกรอบ ค่อยปรับยอดในระบบ

Inbound QC ลดของผิดและของเสียหายถึงมือลูกค้าได้ยังไง

Inbound QC คือการตรวจคุณภาพสินค้าตอนรับเข้าคลัง ก่อนบันทึกเป็นสต๊อกพร้อมขาย ช่วยกันของเสีย ของผิดสเปก และของหมดอายุไม่ให้หลุดไปถึงขั้นแพ็ค ถ้ารอไปเจอตอนแพ็ค ออเดอร์นั้นจะสะดุด และถ้าหลุดไปถึงลูกค้า ก็กลายเป็นเคลม รีวิวลบ และค่าส่งคืน

ต่างจาก QC ตอนแพ็คที่ตรวจแค่ว่า หยิบถูก SKU ถูกจำนวน ซึ่งถ้าของเสียหลุดเข้าสต๊อกมาตั้งแต่ขาเข้า ยอดในระบบก็เพี้ยนไปแล้วก่อนจะถึงโต๊ะแพ็ค

สิ่งที่ควร QC ตามประเภทสินค้า:

ระดับการตรวจ: ร้านควรตกลงกับคลังให้ชัดว่าแต่ละ SKU ต้องการ สุ่มตรวจ หรือ ตรวจทุกชิ้น สินค้าราคาสูงหรือเคยมีปัญหาจากซัพพลายเออร์ควรตรวจละเอียดกว่าสินค้าทั่วไป

Inbound QC ที่ดีส่งผลต่อเนื่องไปถึงการแพ็คสินค้าด้วย เพราะคนแพ็คหยิบจากสต๊อกที่ผ่านการตรวจมาแล้ว ไม่ต้องลุ้นว่าชิ้นที่หยิบจะสมบูรณ์ไหม

เช็กลิสต์ 10 ข้อ ถามผู้ให้บริการ Fulfillment เรื่องการรับสินค้าเข้าคลัง

ถ้าจะฝากสต๊อกไว้กับ Fulfillment ให้ถามเรื่องขาเข้าก่อนเรื่องค่าบริการ เพราะความแม่นของสต๊อกทั้งหมดขึ้นอยู่กับขั้นนี้

1. รับเข้าแล้ว นับระดับชิ้น หรือนับแค่กล่อง?
2. ถ้ายอดนับไม่ตรง ASN แจ้งร้านยังไง ภายในกี่วัน มีเอกสารหรือรูปประกอบไหม?
3. Inbound QC แบบมาตรฐาน ตรวจกี่เปอร์เซ็นต์ และขอตรวจละเอียดเพิ่มเฉพาะ SKU ได้ไหม?
4. ของเสียที่เจอตอนรับเข้า แยกสถานะออกจากสต๊อกพร้อมขาย หรือไม่?
5. ติดบาร์โค้ดหรือฉลากให้ ได้ไหม กรณีสินค้าไม่มีบาร์โค้ดหรือต้องติดสติกเกอร์ตามกฎหมาย?
6. ระบบ ระบุตำแหน่งชั้นวางด้วยบาร์โค้ด ไหม?
7. จัดเก็บและตัดสต๊อกตาม Lot / วันหมดอายุ (FIFO / FEFO) ได้ไหม?
8. ร้าน ดูสถานะรับเข้าได้เอง ไหมว่าล็อตไหนรับครบแล้ว ล็อตไหนยังตรวจอยู่?
9. ทำ cycle count บ่อยแค่ไหน และร้านขอดูผลนับหรือ stock accuracy ได้ไหม?
10. สต๊อกในคลัง ซิงก์ไปทุกแพลตฟอร์มขาย อัตโนมัติหรือไม่?

MyCloud Fulfillment ช่วยได้อย่างไร

MyCloud Fulfillment มีขั้นตอน Inbound QC ตรวจรับสินค้าก่อนเข้าสต๊อก และบันทึกทุกขั้นผ่านระบบบาร์โค้ด เพื่อให้ตัวเลขที่ร้านเห็นในระบบตรงกับของบนชั้นมากที่สุด รายละเอียดดูได้ที่หน้าบริการจัดการสต๊อกสินค้า

• Standard Inbound: ตรวจสอบใบแสดงรายการสินค้าหรือใบ PO นับจำนวน และ สุ่มตรวจสินค้า 10% ในทุกการรับเข้า
• Special Inbound: QC ตามสเปกที่ร้านกำหนด ติดสติกเกอร์ อย. / มอก. / สคบ. เปลี่ยนแพ็กเกจ และคัดแยกสินค้าก่อนจัดเก็บ
• บันทึกเข้าระบบคลัง (WMS) ผ่านบาร์โค้ด และใช้ Barcode Location ระบุตำแหน่งชั้นวาง ช่วยให้หยิบถูกตัว
• จัดเก็บตาม Lot No. และวันหมดอายุ รองรับ FIFO / LIFO / Expired Date
• แบ่งสต๊อกได้ในระบบ: ยอดพร้อมขาย (Available) สต๊อกกันไว้สำหรับแคมเปญ (Buffer) และตั้ง Safety stock ให้แจ้งเตือนเมื่อของใกล้หมด พร้อม เช็กสถานะรับเข้า ได้ว่ารับครบแล้วหรือยัง
• วิดีโอการแพ็คทุกออเดอร์ จากกล้องประจำโต๊ะแพ็ค เก็บไว้ 3 เดือน ดูผ่านลิงก์ได้โดยไม่ต้องล็อกอิน ใช้เป็นหลักฐานเมื่อลูกค้าเคลมว่าได้ของไม่ครบ
• คลังสินค้า 2 สาขา มีนบุรีและลาดกระบัง พร้อมบริการส่งด่วนแบบ Instant (ส่งทันที) และ Express (ส่งภายในวัน)
• เชื่อมต่อแพลตฟอร์มขาย ผ่านระบบจัดการออเดอร์ ดูรายชื่อแพลตฟอร์มที่รองรับได้ที่หน้าการเชื่อมต่อ

MyCloud เป็นคลังสินค้า ไม่ได้ขายระบบ ฟีเจอร์ทั้งหมดข้างบน ทั้ง WMS, OMS และการแบ่งสต๊อก ร้านค้าใช้ได้ผ่านบริการ Fulfillment ของเรา

👉 ขอใบเสนอราคา / ปรึกษาเรื่องย้ายสต๊อกเข้าคลัง

สรุป

สต๊อกไม่ตรงแก้ไม่จบถ้าไล่แก้แค่ปลายทาง เพราะต้นเหตุจำนวนมาก เริ่มตั้งแต่วันรับของเข้าคลัง เริ่มจากส่ง ASN ให้ตรง นับระดับชิ้นและนับซ้ำเมื่อไม่ตรง ทำ Inbound QC แยกของเสียออกก่อนนับเป็นสต๊อกพร้อมขาย สแกนบาร์โค้ดตอนวางขึ้นชั้น แล้ววัด stock accuracy ด้วย cycle count ทุกเดือนด้วยสูตรเดิม ตัวเลขจะบอกเองว่าความผิดพลาดเกิดที่ขั้นไหน

ถ้าอยากให้ทีมคลังดูแลขั้นตอนรับเข้า QC และสต๊อกแทน ขอใบเสนอราคา MyCloud Fulfillment แล้วใช้เช็กลิสต์ 10 ข้อด้านบนถามทีมเราได้ทุกข้อ